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PowerPoint基础知识及使用技巧1

2018年05月25日
PowerPoint是微软Office套件中的一个组件,又称“幻灯片制作软件”,它广泛应用于各种会议、产品演示、学校教学以及电视节目制作等领域,是计算机用户需要掌握的一个常用软件。但由于它的易用性,而被广大教师所喜用,成为普及程度最高的课件制作工具。

PPT有五种流行版本,分别为97、2000、xp、2003和2007,目前较为流行的版本是PPT2003,本教材以PPT2003为例,向大家展示PowerPoint的基础知识及使用技巧。

2.1 PPT的启动和退出

PPT是一个标准的Windows类软件,它的启动和退出遵循Windows的操作规范,根据不同的情况,有多种启动和退出PPT的方法。

2.1.1 启动PPT的三种方法

 方法一 开始菜单法

单击桌面“开始”按钮,选择“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office PowerPoint 2003”。这是一种标准的启动方法。

 方法二 快捷方式法

双击桌面快捷方式图标“Microsoft Office PowerPoint 2003”。这是一种快速的启动方法,由于Office 2003默认安装并不在桌面产生快捷方式,因此需要将开始菜单中相应程序项拷贝到桌面。

 方法三 目标程序法

PPT对应的目标程序是POWERPNT.EXE,利用“搜索”找到该文件,双击。当开始菜单程序项和桌面快捷方式被误删后,可以使用该方法。

2.1.2 关闭PPT的两种方法

 方法一 仅关闭当前演示文稿

单击菜单“文件”→“关闭”,等效方法是单击当前演示文稿窗口关闭按钮。

 方法二 关闭所有演示文稿并退出PPT

单击菜单“文件”→“退出”,等效方法是单击PPT主窗口关闭按钮。

2.2 PPT的操作界面

PPT启动成功后,操作界面如下图。

2.2.1 PPT的窗口组成

1、标题栏:显示出软件的名称(Microsoft PowerPoint)和当前文档的名称(演示文稿1);在其右侧是常见的“最小化、最大化/还原、关闭”按钮。

2、菜单栏:通过展开其中的每一条菜单,选择相应的命令项,完成演示文稿的所有编辑操作。

3、常用工具栏:将一些最为常用的命令按钮,集中在本工具条上,方便调用。

4、格式工具栏:将用来设置演示文稿中相应对象格式的常用命令按钮集中于此,方便调用。  5、任务窗格:利用这个窗口,可以完成编辑“演示文稿”一些主要工作任务。

6、工作区/编辑区:编辑幻灯片的工作区。

7、备注区:用来编辑幻灯片的一些“备注”文本。

8、大纲编辑窗口:在本区中,通过“大纲视图”或“幻灯片视图”可以快速查看整个演示文稿中的任意一张幻灯片。

9、绘图工具栏:可以利用上面相应的按钮,在幻灯片中快速绘制出相应的图形。

10 状态栏:在此处显示出当前文档相应的某些状态要素。

2.2.2 工具栏的控制

PPT提供了大量的工具按钮来代替菜单操作,这样可以简化操作步骤,多个功能相似的工具按钮排成一行或一列组成了工具栏。PPT共提供了14个工具栏,这些工具栏可以根据需要显示或隐藏,可以在PPT主窗口内任意移动,可以选择需要显示的工具按钮。

2.2.2.1 工具栏的显示和隐藏

当操作需要某工具栏时,可显示该工具栏,当出现的工具栏过多影响操作时,可隐藏一部分工具栏以腾出空间。显示和隐藏工具栏的方法有两种:

1)单击菜单“视图”→“工具栏”,将显示工具栏列表,其中左方有“√”的表示显示,无“√”的表示隐藏,单击某一项可添加或去除“√”。

2)右击(单击鼠标右键)任意工具栏,也将弹出工具栏列表,从中选择即可。

2.2.2.2 工具栏的移动

根据工具栏在窗口中的位置,分“停靠”工具栏和“浮动”工具栏。“停靠”工具栏指工具栏出现在窗口的边缘,“浮动”工具栏指工具栏出现在窗口的中部。为了操作的便利,需要移动工具栏,“停靠”和“浮动”工具栏的移动方法不同。

1)“停靠”工具栏的移动

拖动工具栏的左端进行移动。

2)“浮动”工具栏的移动

拖动工具栏的标题进行移动。

2.2.2.3 选择不在工具栏上的工具按钮

由于“停靠”工具栏的长度限制,工具栏上只能显示部分按钮,若要使用不在工具栏上的工具按钮,需要单击“工具栏选项”按钮,然后选择需要的按钮。

2.3 幻灯片版式的选择

幻灯片版式是PPT提供的一种方便用户进行格式化设计的预设操作,通过使用幻灯片版式,用户可将文字、图片、表格、图表等放置到屏幕预定的位置,从而实现幻灯片之间格式的统一。

幻灯片版式分文字版式、内容版式、文字和内容版式、其他版式四类,PPT默认第一张幻灯片采用文字版式的标题幻灯片,根据需要,幻灯片也可采用其他版式,幻灯片应用版式的方法是:

1)选定要更换版式的幻灯片(在大纲编辑窗口的幻灯片视图区单击所需幻灯片)。

2)在“任务窗格”选择“幻灯片版式”(单击任务窗格标题,选择菜单中的幻灯片版式),任务窗格将显示幻灯片版式任务。

3)单击需要的版式。

教师在实际的课件制作过程中,经常希望能够灵活地摆放对象的位置,而不受幻灯片版式的约束,这时可采用“内容版式”中的“空白”版式,进行自由的创作。

2.4 有关幻灯片的各种操作

应用PPT进行设计的简单过程是:首先按照顺序创建若干张幻灯片,然后在这些幻灯片上插入需要的对象,最后按照幻灯片顺序从头到尾进行播放(可以为对象创建超级链接来改变幻灯片的播放顺序)。

幻灯片在PPT设计中处于核心地位,有关幻灯片的操作包括幻灯片的选择、插入、删除、移动和复制,这些操作既可以在“普通视图”下进行,也可以在“幻灯片浏览视图”下进行。下面以“普通视图”为例,介绍有关幻灯片的各种操作。在“普通视图”下,PPT主窗口的左侧是“大纲编辑窗口”,其中包括“大纲”和“幻灯片”两个标签,点击“幻灯片”标签,这时将显示当前演示文稿内所有幻灯片的缩略图,每张幻灯片前的序号表示它在播放时所处的顺序,通过拖动滚动条可显示其余幻灯片,有关幻灯片的操作在该区域进行。

2.4.1幻灯片的选择

有许多操作的前提都要求先选择幻灯片,对幻灯片的选择包括单选(选择一张幻灯片)和多选(同时选择多张幻灯片),其中多选又包括连续多选(相邻的多张幻灯片)和非连续多选(不相邻的多张幻灯片),操作方法如下:

 单选:单击需要选定的幻灯片缩略图,缩略图出现蓝色框线,该幻灯片被称作“当前幻灯片”。

 连续多选:先单击相邻多张幻灯片的第一张,然后按住Shift键,单击最后一张。

 非连续多选:先单击某张幻灯片,然后按住Ctrl键,单击需要选择的幻灯片。

2.4.2 幻灯片的插入

在设计过程中感到幻灯片不够用时,就需要插入幻灯片。插入幻灯片有四种方法,分别是:

 方法一 插入菜单法

先选择某张幻灯片,然后单击菜单“插入”→“新幻灯片”,当前幻灯片之后被插入了一张新幻灯片。

 方法二 格式工具栏法

先选择某张幻灯片,然后单击格式工具栏的“新幻灯片”按钮,当前幻灯片之后被插入了一张新幻灯片。

 方法三 右键菜单法

右击某张幻灯片,然后选择弹出菜单中的“新幻灯片”项,该张幻灯片之后被插入了一张新幻灯片。

 方法四 “回车”键法

先选择某张幻灯片,然后按“回车”键,当前幻灯片之后被插入了一张新幻灯片。

2.4.3 幻灯片的删除

若某张(些)幻灯片不再有用,就需要删除幻灯片。删除幻灯片有三种方法,分别是:

 方法一 键盘法

选择欲删除幻灯片(可以多选),然后按键盘上的“Delete”键,被选幻灯片被删除,其余幻灯片将顺序上移。

 方法二 剪切法

选择欲删除幻灯片(可以多选),然后选择菜单“编辑”→“剪切”,被选幻灯片被删除,其余幻灯片将顺序上移。

 方法三 右键菜单法

右击欲删除幻灯片(可以多选),然后选择弹出菜单中的“删除幻灯片”项,被选幻灯片被删除,其余幻灯片将顺序上移。

2.4.4 幻灯片的移动

有时幻灯片的播放顺序不合要求,就需要移动幻灯片的位置,调整幻灯片的顺序。移动幻灯片有两种方法,分别是:

 方法一 拖动法

选择欲移动的幻灯片,用鼠标左键将它拖动到新的位置,在拖动过程中,有一条黑色横线随之移动,黑色横线的位置决定了幻灯片移动到的位置,当松开左键时,幻灯片就被移动到了黑色横线所在的位置。

 方法二 剪切法

选择欲移动的幻灯片,然后选择菜单“编辑”→“剪切”,被选幻灯片消失,单击想要移动到的新位置,会有一条黑色横线闪动指示该位置,然后选择菜单“编辑”→“粘贴”,幻灯片就移动到了该位置。

2.4.5 幻灯片的复制

当需要大量相同幻灯片时,可以复制幻灯片。复制幻灯片的方法是:

1)选择需要复制的幻灯片。

2)右击选中的幻灯片,在弹出菜单中选择“复制”项。

3)右击复制的目标位置,在弹出菜单中选择“粘贴”项。

事实上,有关幻灯片的操作在“幻灯片浏览视图”下进行将更加方便和直观,读者可以自行尝试。

PPT主窗口左下角有三个视图按钮,分别为“普通视图”、“幻灯片浏览视图”和“幻灯片放映”,点击它们可以在不同视图之间切换。

2.5 改变幻灯片的背景

幻灯片的背景指的是幻灯片的底色,PPT默认的幻灯片背景为白色。为了提高演示文稿的可视性,我们往往要改变幻灯片的背景,PPT提供了多种方法允许用户自行设计丰富多彩的背景。背景的种类包括单色、渐变、纹理、图案、图片和设计模板,下面分别介绍它们的实现方法。

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